第一周周记

初来乍到一个完全陌生的工作环境—国际交流处，我有些胆怯，上班第一天不是很敢接电话，接了也不懂怎么说，见到新同事也有些怯生生地。我们办公室的处长和前辈却很友善，他们耐心地教我如何使用打印机、如何接打电话，还从我是大学刚毕业的学生的角度来替我考虑，鼓励我做事要放手去做，不懂就问，没关系的。

于是我静下心来，从我的涉外文秘理论学习中做好我该做的第一步：

维持日常办公室环境

整栋楼用的是封闭式布局，而办公室里采用的是开放式布局。国际交流处是属于打头阵的接待部门，在上楼梯口的第一间，其中不够合理的地方是，也是由于办公场地有限，重要的领导处长的位置虽然是在进门最后的位置，可是四周没有屏风或者任何遮挡物，当有来客时，领导需要静思还是很容易受到干扰的。而且接打电话或者办公室职员说话，也是比较容易干扰到领导，来往二楼的人都要经过这里，也都会时不时进来打招呼，一方面，能让领导方便了解信息、沟通其他部门的人员和接待来客，可另一方面，却是很容易干扰到领导。

整个办公室有三张桌子和三台电脑，我自觉地做起了每天清扫的工作，其实也就是注意保持垃圾桶不要有垃圾存放，别小看那么小的事情，有两天就是因为垃圾没有清理好，马上有蟑螂进驻，因此不能因为觉得每天垃圾少而觉得浪费不去收拾，还是要时刻保持办公室的整洁干净的。此外，领导桌面的盆栽要记得端出去保持有阳光。临走时记得关好窗户，有一次因为没关好窗，正好那天大风大雨刮进来把领导许多文件吹湿了。此外，办公室的采光、温度、通风都还是很不错的。

第一周的感想是：注意细节。不敢轻视这些细节，养成良好的习惯，不仅仅是我们个人习惯，在平时办公中，也不可忽视养成这些良好的办公习惯，良好的工作环境是我们好好工作客观保证。




第二周周记：

我们办公室一共三台电脑，其中我是做最前一台的，其中我的电脑是和打印机相连的。因此许多文件都是要经过我这台电脑，这台电脑就储存了许多文件。

发现我的这台电脑里的文件是非常复杂凌乱的，因为去年的合作事项比较多，积存了许多文件都没有清理好的。而作为秘书了解自己经常从事或者参与管理办公室日常事务工作的内容及操作技巧，从而做好上司的参谋和助手。

改进办公室日常事务工作流程基本思路是：重新安排—修改—替换—合并—精简。根据这个基本思路，我把我们部门主要工作分为了：东外文件、国交处文件、外教管理文件、我校留学生文件、出访文件、来华留学生文件、我校教师文件等10个主要文件夹，然后进行有序的归类，在整理中又把一些可以删除的文件处理好。经过一步步地分类，建立了基本的文件构架，方便上司查找及提取。而经过这样的整理，我对我们该处主要事务也有了一个比较系统的理解和大略的认识。当上司需要提取相关的文件时，我有个大概印象，也就能够把其中的内容按图索骥地提取出来了，这为我今后工作提高效率打下了良好的基础。

很高兴能够在实际工作中能把我的理论知识运用上，并结合实际情况，提高工作效率，发挥自己主观能动性。

第二周开始学会如何接打电话了，能开始为上司有效地挡驾，询问对方有何事，并且有效地记录下来转达给领导，减少领导不必要的麻烦。当然，在这里期间，还有很多事情都在熟悉阶段。希望自己下周能够做得更好。


第三周周记：

这一周开始接触、学习公文的请示、审批工作。由于这个学校是由董事会领导、校长管理的，因此平时我们部门需要向上级请示的事情都要制作成文件报批表。因为国外合作院校陆续有先通过email发函过来，请我们学校发邀请函，他们就可以来访我国及我们学校。当他们来函时，我们这里要制作接待经费预算、接待计划以及写有来访事由的请示，最后，再附上一张文件报批表，写上我们部门、日期、报批事由，交由部门领导先签字，再交给下分管部门领导签字、院长签字，最后，再交给院办统一给董事会签字。

说到交院办，还有一个时限问题，就是要注意在每周二前，把要审批的文件汇总给院办，如果超过那个时限自己拿上去，就给董事会添许多工作程序了。而且，要上交董事会的文件都必须打印双面的，节省纸张，避免浪费。我们办公室的打印要分三种纸张。一种是已经打印有一面的，可以拿来做草稿；一种是用来做一般打印的，还有一种是很厚的，用来制作送教育厅文件的。这个有点像垃圾分类收集的原理，能从细节处着手，节省我们的办公资源。

当文件从院办拿上来了，我们就可以开始着手为执行接待计划做准备了。先是向外方采用书面形式发出邀请，除了表明欢迎外，还表明被邀请者的身份、访问性质及访问日期和时间，并注意在安排我方接待人员时，遵循规格对等原则，具体是我方出面的人员职务、地位、身份应大体与被邀请方一致。在外宾抵达前，应做好充分的准备工作：①搞清楚来访代表团基本情况，如来访总人数，是否包含配偶，来访的职务、性别、礼宾次序。②代表团的饮食爱好、宗教禁忌。③代表团来访日程。根据抵离日期和时间、交通工具和路线、参观访问具体愿望来安排来访者的接机、参观出行、送行的车辆。④与总务处商量食宿安排，按来访者规格、人员构成来安排他们的住宿。

外交礼仪无小事，从实践中我深刻体会到这点，事先的准备工作更是要细致和按一定程序，才会井然有序。


第四周周记

外籍教师的招聘、上报、薪金发放以及日常生活中水电、网费及煤气的管理，也都是国交处的重要工作之一。

刚来到国交处第一次接到一个菲律宾外教的电话，她是说英文的，可是我听了半天，居然一头雾水，不知道她想表达的是什么，似乎是有一件事情想找我们解决。因为听惯了英式和美式的发音，我居然听不出菲律宾英文的口音了，不得不向领导求助，领导以一口流利的英文解决了我的困境，原来是外教的“gas”—煤气出了问题，告诉我们找人帮忙解决。原来如此呢！领导也没有责怪我什么，我自己倒是非常地自责，因为我觉得自己学了那么多年英文，连个“gas”换一个口音都听不出来了，因此，觉得自己要在灵活变通中下功夫。

虽然同样是学英文，可是脱离不了实际生活运用。东盟的进驻，南宁会与东南亚国家有更多的接触，因此，熟悉各个国家的英语口音，对我们英语语言运用者也提出了一个新的挑战。

所幸的是，我们的外教也很宽容，她过了几天因为课程的事情来到我们办公室，和我交谈后，居然很兴奋地和我介绍她的学生，还说很喜欢我，觉得我做事情很负责，因为后来由于她需要送水，我都尽快地通知了，她电脑出了问题，我也在吃饭时间去帮她看看情况。通过这件事，我感觉到，谦虚、热心能够帮助一个人走得很远，虽然开始时由于口音我出了点状况，可是，只要对工作抱有认真负责的态度，终究会受到肯定的。

还有一件事，就是我们的越南语外教的电脑从过年就拿来修了，可是现在开学了还没有修好，我也帮她着急起来了，就去总务处去帮催了两次，这时，办公室的前辈就告诉我，各个部门有它们办事的程序，也并非他们偷懒，而是有时必须得要一定时间，叫我不要因此去催促他们，得体谅他们的工作。

是的，换位思考，对别人工作体谅，也更能使我们工作顺利开展，这次让我深有体会。


第五周周记

每年国际交流处都要送几百名学生到泰国、越南、柬埔寨等东南亚国家的合作院校，今年也不例外。去年我们国交处部门领导作为部门负责人以及具体工作的执行者，和部门其它的两位同事放弃了假期和周末，在二级学院的配合下，从宣传活动采集意向、组织报名、接受咨询、护照办理、信息采集、人数调剂、出国前培训、签证申报、安排行程到最终顺利送出国门、以至学生在国外的管理者，做了大量的工作。

今年刚开学，我就开始协助从最基本的宣传活动采集意向、组织报名、接受咨询到护照办理、信息采集。首先我对我们的留学方案做了个大致地了解，然后如果学生有问题前来咨询，如果不懂，就耐心地帮他们向部门领导弄清楚，再转述并解答。由此发现，我们东外的学生都是比较独立自主地，主动性比较强，有问题都会前来咨询，对国外情况也都积极找以前的师兄师姐弄清楚，在护照办理过程中，有些要求回到原地办理的，也都是自己亲自前往。

信息采集过程中，需要相当的细心和耐心，听说上次由于有学生自己没有看清楚，信息有出入，因此挨罚了钱，虽然责任在学生，但是也给我们工作提了个醒。我们的责任重大，因此，信息采集工作需要相当重视。在用Excel表格中，我遇到不少问题，虽然以前都有学办公自动化，可是真正工作起来了，才明白自己缺在什么问题，虽然都是小问题，可是却也不懂怎么解决，后来，我找到以前表格，摸索了一番，才懂得如何找到正确的做法，很有成就感。在小事、小成功上鼓励自己，感觉很好！

而且我们在任何时候都要回答学生提出的疑问，并尽心尽力地为学生服务。


第六周周记

本周开始，各个东南亚国家的合作院校开始来访我校